Система записи пациентов

Электронная система записи пациентов

Электронная регистратура — решение, которое собирает в одном месте заявки из разных каналов (по телефону, через сайт, чат-бот, мессенджеры), помогает упорядочить и автоматизировать обработку, показывает, с кем нужно связаться. Здесь же хранятся все сведения о пациентах, включая историю посещений, лечащих врачей, оказанные услуги. Посетителям сайта система выводит актуальное расписание стоматологов и доступное для записи время.

Электронная регистратура позволяет систематизировать данные о пациентах, быстрее находить нужную информацию, сегментировать аудиторию клиники. Онлайн-медкарты хранятся на надежных серверах, имеют резервные копии, поэтому не потеряются и не испортятся. Облачные данные можно просматривать с любого устройства и без скачивания файлов. Если пациент перейдет в другую клинику той же сети, у нового стоматолога будет вся информация по предыдущим посещениям без физической передачи карты. 

Защита от хакерских взломов и несанкционированного доступа минимизирует риск сливов и утечек. Кроме того, предусмотрена внутренняя защита информации и базы пациентов. Как правило, администраторы могут просматривать и изменять ее, но не могут скачивать или распечатывать. В зависимости от конкретного решения, у врача может не быть доступа к телефонам пациентов или расписанию коллег. Иногда запись доступна только администраторам, в других случаях стоматолог сам может записывать на последующий прием — только к себе или также к другим докторам.

ПО с таким функционалом можно разрабатывать с нуля, однако зачастую быстрее, удобнее и дешевле внедрять уже готовые решения. Это особенно актуально для стоматологических кабинетов и небольших клиник. Система mis.32top.ru разработана при участии врачей и поэтому учитывает главные требования, которые медучреждения предъявляют к онлайн-регистратуре. Благодаря дружелюбному интерфейсу настроить ее можно буквально за 10 минут.

Функциональные возможности онлайн-регистратуры

• Запись без звонков — пациент может сам выбрать врача и удобное время, без общения с администратором. Актуальное расписание будет доступно на сайте клиники, в ее группах в соцсетях, в профиле на агрегаторе.
• Помощь в расчете времени на посещение — система уточнит желаемые процедуры и рассчитает необходимое на них время.
• Календарь записей — наглядное отображение слотов показывает загрузку врачей и наиболее востребованные часы. Это помогает составлять оптимальный график смен для стоматологов, ассистентов, администраторов. Информацию можно использовать для корректировки потока пациентов — с помощью скидок на менее популярные периоды или другими способами.

• СМС-напоминания о записи — накануне визита человеку отправляется автоматическое сообщение о времени посещения, имени врача, кабинете. Также можно настроить уведомления о профилактических визитах раз в полгода: система отправит СМС, сделает автоматический звонок или напомнит администратору о том, что пациенту нужно позвонить и пригласить на прием. Это помогает привлекать аудиторию и увеличивает посещаемость клиники.
• Финансовые и маркетинговые отчеты — система предоставит структурированные данные о количестве посещений, среднем чеке, проведенных процедурах, каналах, откуда пришел пациент. Маркетологу такие сведения позволят скорректировать рекламные кампании и продумать новые пути продвижения, а финансовому директору — оптимизировать бюджет.
• Возможность вести черный список пациентов при необходимости.

Плюсы онлайн-регистратуры 32top

• Запись открыта круглосуточно, а не только во время работы клиники. Человек не уйдет к конкурентам из-за того, что не смог дозвониться до стоматологии или менеджер забыл его записать.
• С онлайн-регистратурой проще внедрить эффективную бонусную систему, поскольку в электронной карте можно автоматически фиксировать количество посещений, стоимость заказанных услуг и иные факторы. Благодаря такому подходу клиника будет активнее привлекать и удерживать аудиторию.
• Актуальное наглядное расписание позволит и пациентам, и администраторам быстрее считывать информацию и сделает более удобным выбор подходящего времени.
• Снижается влияние человеческого фактора — что администратор забудет внести заявку, неверно рассчитает время посещения, запишет пациента на день, когда доктор не ведет прием.
• Заметки о пациентах — сотрудники клиники смогут добавлять в профиль пациента дополнительную информацию. Например, что ему нельзя звонить, что он лечится по страховке или иные сведения, которые сложно держать в голове и которые должны быть доступны всей команде, а не отдельному менеджеру.

• Облачная система открывает для персонала доступ к регистратуре с любого устройства, включая телефоны. При этом при отключении интернета решение будет работать в офлайн-режиме.

• Пациент сам выбирает удобный ему способ записи. Он может сделать все самостоятельно, а если хочет получить консультацию — то обратится к менеджеру через доступные каналы (телефон, мессенджеры, форма обратной связи на сайте). Увеличение этих способов повышает качество сервиса клиники и привлекает людей.
• Благодаря автоматизации и систематизации уменьшается нагрузка на администраторов, у них высвобождается больше времени на другие задачи.
• Качественная работа с данными, собираемыми онлайн-регистратурой, помогает упорядочить и оптимизировать многие процессы, необходимые для работы клиники. Отдел закупок сможет эффективнее отслеживать, когда необходимо приобретать расходные материалы. Отдел продвижения получит статистику по маркетинговым каналам, по количеству новых и вернувшихся пациентов. Отдел развития определит, какие новые услуги стоит вводить в первую очередь.

Минусы и сложности при внедрении онлайн-регистратуры

• Переход с «аналоговой» системы на цифровую может потребовать некоторого времени для адаптации. При этом удобный и интуитивно понятный интерфейс mis.32top.ru сводит данный период к минимуму.
• Качественная оцифровка бумажных карт может быть затратной по времени и ресурсам, особенно для стоматологий, давно присутствующих на рынке. Ведь нужно не просто отсканировать старые записи, а распознать, структурировать и обработать данные, чтобы их можно было находить в базе и полноценно пользоваться ими в электронной системе.
• Несмотря на то что риски взлома минимизированы, хакерские атаки не исключены. Часто киберпреступники используют методы социальной инженерии, то есть получают несанкционированный доступ из-за того, что сотрудники не соблюдают правила цифровой гиены: переходят по сомнительным ссылкам, скачивают и запускают файлы с вирусами. Чтобы этого избежать, нужно обучать персонал безопасному поведению в Сети, проводить тренинги и тестирования.

Резюме

Онлайн-регистратура — это не просто наглядное расписание на сайте и электронные медкарты. Это комплексное решение, способное преобразовать и оптимизировать многие бизнес-процессы стоматологии. Функционал системы повышает уровень сервиса, что помогает привлекать и удерживать пациентов. Также онлайн-регистратура собирает и структурирует данные, анализ которых позволит медучреждению оказывать более качественные медицинские услуги и принимать более эффективные решения в области финансов, маркетинга, развития.